CONSIDERACIONES GENERALES.

En cumplimiento al Artículo 15 de la Constitución Colombiana, “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. “Esta ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a implementar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información, los Avisos de Privacidad y los detalles para las autorizaciones correspondientes.

OBJETIVO.

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S garantizando los derechos de los titulares de la información, crea el presente documento acogiéndose a lo estipulado por la Ley 1581 de 2012 con sus decretos y circulares adicionales.

El presente documento será público e indica el proceso a seguir para dar cumplimiento a los derechos del titular en bases de datos que reposen bajo nuestra responsabilidad o bajo encargo de un responsable del tratamiento.

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, está comprometido con el respeto a los derechos de sus usuarios, clientes, empleados, candidatos, proveedores y terceros en general, por lo cual, adopta la siguiente política de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales en nuestra empresa.

ALCANCE.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, esta información ha sido adquirida por la empresa en virtud de acuerdos comerciales, convenios, portales web, solicitudes de productos, contratos laborales, formularios de inscripción a candidatos, registros, archivos físicos y digitales, entre otros canales.

Los datos solicitados tienen carácter público, privado y semiprivado no se solicita información sensible, los datos recolectados de menores de edad son tratados conforme a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Algunos procesos de recolección de datos se hacen a través de nuestra plataforma, existen autorizaciones por conductas inequívocas que se registran en el Datacenter de la información y autorizaciones virtuales de las cuales se puede guardar registró, en cualquiera de los casos siempre se informa a los titulares de la información sobre la existencia de la presente política que aplicara al tratamiento de la información personal adquirida.

Siendo este un servicio no presencial, SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, aplica todas las herramientas informáticas a su alcance, para dar cumplimiento a lo estipulado en la ley 1581 de 2012.

PRINCIPIOS ESPECÍFICOS.

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S ha decidido definir, implementar, gestionar y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de la Información, soportado en lineamientos claros direccionados a las necesidades del titular y a los requerimientos regulatorios.

Los principios se rigen por la LEY 1581 DE 2012, SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S en base a la reglamentación se compromete con el cumplimiento de los siguientes principios.

a) Principio de legalidad:

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S al realizar el tratamiento de los datos debe sujetarse a lo establecido por la Ley al igual que normas generales y especiales adicionadas a la misma, SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S respeta los derechos constitucionales de los titulares de la información. Implementara todas las herramientas informáticas a su alcance para dar cumplimento a los derechos que tienen los titulares de la información y a los deberes de la empresa como responsable de los datos.

b) Principio de finalidad:

El tratamiento que se realiza a la información obedece a lo acordado en contratos y autorizaciones que especifican los alcances de la información, el tratamiento de los datos se relaciona directamente con nuestra actividad económica, únicamente se realizara el tratamiento acordado con el responsable o titular de la información.

c) Principio de la libertad:

La información solo puede ser sometida a tratamiento cuanto se cuente con un consentimiento previo, expreso o informado del titular o responsable del tratamiento, las autorizaciones serán recolectada en forma , escrita , verbal o mediante conductas equivocas , registradas en plataformas virtuales y DVR se registró de video vigilancia.
Al usar, acceder o registrar de cualquier otra forma y al seguir navegando en el portal o bien proporcionar sus datos e información, los usuarios y/o clientes manifiestan su autorización y consentimiento expreso para que la empresa lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales e información suministrada, esta autorización se realiza como una conducta inequívoca en ciertos procesos en los cuales la información del titular es registrada de manera voluntaria y automática , nuestra página almacena la información de manera automatizada e inmediata, siempre respetando los derechos que los titulares de le información tienen.

d) Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Para el cumplimiento de este principio cada titular tiene el deber de realizar actualización de datos mínimo una vez por año.

e) Principio de transparencia:
SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento, toda la información contenida en nuestras bases de datos que esté vinculada con la identificación del mismo, como mínimo una vez por mes a solicitud del titular.

f) Principio de acceso y circulación restringida:

Los datos proporcionados por el proveedor, socio, empleado, usuario y/o cliente, están bajo medidas de seguridad que tratan de garantizar la reserva de la información en los sistemas, adoptando implementación de la tecnología que brinda la mayor seguridad posible. Esta confidencialidad se manejará, inclusive después de finalizada la relación que comprende el tratamiento

La información suministrada por los proveedores, empleados, usuarios y/o clientes para acceder y usar el portal, no será divulgada en ninguna forma por parte del portal ni la empresa. Sin embargo, el usuario y/o cliente, proveedor, empleado autoriza expresamente a la empresa para que haga cualquier tratamiento legal, uso laboral, uso comercial, de cualquier desarrollo, comunicación, así como compartir, ceder, transferir la información y datos personales con cualquier entidad o empresa tercera que sea encargado o responsable de tratamiento de datos e información, haciéndose extensiva a éstos la autorización expresa otorgada por el titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

g) Principio de seguridad:

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, como principio de seguridad se vela por la privacidad de los datos e información, por lo mismo ésta será utilizada únicamente con el fin de brindar un mejor servicio a sus clientes adecuándolos a los intereses y necesidades de estos. Por ello se ha diseñado y establecido medidas de seguridad físicas, electrónicas y administrativas, a fin de proteger la información que recopilamos conforme a nuestras Políticas de Privacidad. Estas medidas de seguridad se revisan con frecuencia para proteger contra el acceso, consulta o uso no autorizado, su adulteración, pérdida, la divulgación y el uso inadecuado de su información, y para mantener la precisión y la integridad de dicha información.

h) Principio de confidencialidad:

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S se compromete a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación, pueden sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD.

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, realiza tratamientos de almacenamiento, contacto, registros y/o inscripciones, procesos administrados, operativos, transmisión, trasferencia, archivo, compartir información , ceder los datos, hacer extensiva la autorización, pruebas de mercadeo, contrataciones, entre otros con el fin de desarrollar el objeto social de venta de productos editoriales, programas educativos a nivel nacional e internacional, capacitaciones, talleres, conferencias y cooperaciones entre empresas para apoyar programas educativos entre otras finalidades directamente relacionadas con el objeto social de la empresa y del tipo de contrato que se celebre con cada titular.
Todos los tratamientos descritos anteriormente se realizaran para:

Clientes.

a. Fines de mercadeo, estadísticos y encuetas.
b. Procesos de servicio al cliente.
c. Ofrecer servicios y promociones de acuerdo a la segmentación del mercado.
d. Contactar para realizar nuevas ofertas que complementan el servicio adquirido.
e. Realizar registros contables e informes.
f. Realizar contratos comerciales entre el titular y la empresa.
g. Registrar y asignar usuarios dentro de nuestra plataforma virtual.
h. Contactar de manera telefónica, física o electrónica al titular para comunicar información referente al servicio adquirido
i. Gestionar datos para efectuar procesos de pagos a la dirección de impuestos y aduanas nacionales.
j. Realizar procesos legales en caso de incumplimiento al contrato realizado entre las partes si este existiere
k. Realizar procesos de cobro.
l. Almacenamiento de la información y datos personales.
m. Registrar, solicitar y dar cumplimiento a garantías y obligaciones del contrato celebrado.
n. Realizar acuerdo de confidencialidad entre el titular de la información y la empresa.
o. Todo tratamiento que sea autorizado dentro del contrato celebrado entre el titular de la información y la empresa.
p. Realizar transmisión y trasferencia internación a empresas aliadas.
q. Responder procesos ( Quejas , consultas o reclamos)
r. Almacenar constancia de autorizaciones de carácter, físico, verbal o de conductas inequívocas.
s. Realizar facturación , cuentas de cobro y pagares a cargo del titular de la información
Candidatos.
Todos los tratamientos descritos anteriormente se realizaran para:
a. Todo proceso para registrar participación administrativa, contable o legal dentro de la compañía.
b. Aplicación de pruebas de mercadeo previo a firmar contrato.
c. Realizar capacitaciones que ayudaran a conocer el servicio.
d. Contactar al titular de la información para realizar reuniones capacitaciones o pruebas.
e. Generar encuestas de mejoramiento a los servicios prestados.
f. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información.
g. Gestionar datos para efectuar procesos de pagos y gestión de cobranzas a cargo de la empresa.
h. Verificar datos en bancos de información pública.
i. Solicitar y comprobar referencias comerciales y personales.
j. Realizar procesos de control y acceso a las instalaciones y a los sistemas informáticos que se manejan.
k. Todos los procesos autorizados por el titular dentro de los formatos de registro.

Empleados.

a. Todo tratamiento para registrar procesos del área administrativa, contable o legal dentro de la compañía.
b. Comprobar la veracidad de la información suministrada por los trabajadores.
c. Modificar y actualizar la información de los trabajadores.
d. Realizar búsqueda de información sobre antecedentes disciplinarios entre otros.
e. Realizar contratos labores a término Fijo, indefinido o por prestación de servicios.
f. Realizar reportes a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
g. Generar encuestas de mejoramiento de salud ocupacional.
h. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información.
i. Gestionar datos para efectuar procesos de pagos en entidades bancarias y gestión de cobranzas a cargo de la empresa cuando a esto hubiere lugar.
j. Verificar datos en bancos de información pública.
k. Realizar Afiliaciones, desafiliaciones y traslados a todas las entidades pertinentes para el pago de aportes sociales exigidos por la ley.
l. Realizar procesos legales en caso de incumplimiento al contrato de trabajo.
m. Adopción de medidas de seguridad y control de acceso a la empresa.
n. Controles de acceso a la información relacionada con su labor mediante clausulas y contratos de confidencialidad.
o. Otras disposiciones para dar cumplimiento a la legislación laboral vigente.
p. Referencias laborales y almacenamiento de la información para certificaciones.
q. Guardar registro fotográfico y de video mientras se encuentre en las instalaciones.

Proveedores.

a. Registro de información en bases de datos empresariales.
b. Comprobar la veracidad de la información suministrada por nuestros proveedores.
c. Realizar registros contables y de facturación a cargo del titular de la información o responsables de los datos.
d. Transmitir información, para realizar diversos procesos como conjunto de empresas aliadas.
e. Realizar contacto para realizar pedidos y solicitudes de servicio.
f. Realizar contratos de transmisión y trasferencia de datos.
g. Almacenamiento de documentos bancarios para realizar pagos.
h. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información.
i. Realizar procesos legales y de cobranza en caso de incumplimiento al contrato celebrado entre las partes.
j. Solicitar garantía sobre los productos y los servicios adquiridos.
k. Almacenamiento de la información.
l. Informes requeridos por autoridades nacionales.
m. Todo tratamiento para registrar procesos del área administrativa, contable o legal dentro de la compañía.
n. Realizar contratos de confidencialidad de estricto cumplimiento entre las partes.
o. Realizar procesos investigativos con información recolectada por, documentos físicos, digitales o grabaciones por incumplimiento en el contrato o manejo no autorizado de la información.

Socios.

a. Todo proceso para registrar participación administrativa, contable o legal dentro de la compañía.
b. Soporte para toma y aprobación de decisiones.
c. Realizar Registro en libros oficiales requeridos por entidades públicas facultadas.
d. Realizar reportes a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
e. Generar encuestas de mejoramiento a los servicios prestados.
f. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información.
g. Gestionar datos para efectuar procesos de pagos y gestión de cobranzas a cargo de la empresa.
h. Verificar datos en bancos de información pública.
i. Enviar información de nuevos proyectos y gestión realizada durante un periodo determinado.
j. Solicitar créditos a entidades financieras.
k. Realizar búsquedas en centrales de riesgo y bases públicas de prevención de lavados de activos.

Sistemas de video vigilancia.

a. Captación y grabación de registro visual o audiovisual de titulares dentro de las instalaciones.
b. Transmisión, almacenamiento y conservación de registro visual o audio visual, de titulares para realizar procesos de control, vigilancia e investigación.
c. Reproducción en tiempo real o posterior al registro visual o audio visual.
d. La información puede ser presentada como material probatorio dentro de un caso de investigación realizado por la empresa o por entidades nacionales e internacionales autorizadas.
e. Guardar registros de la imagen, horario y lugares a los cuales ingresan diferentes titulares, esto con el fin de restringir el ingreso de personas no autorizadas.
f. Los registros podrán ser consultados por personal que ha suscrito con la empresa cláusulas de confidencialidad, esta información solo será consultada con fines de seguridad y control en las instalaciones de la empresa.
g. Las imágenes tendrán acceso restringido, no podrán ser consultadas de manera directa por un titular, se debe realizar previa solicitud.
h. Después de finalizado el tiempo determinado por un esquema de seguridad interno, las imágenes recolectadas serán eliminadas.
i. Las imágenes que sean solicitadas por un titular serán entregadas parcialmente, solo si el titular se encuentra en la grabación.
j. Respuesta a quejas, consultas y reclamos sobre la información recopila por el SV.
k. La información podrá ser consultada sin restricciones por el responsable del tratamiento, para auditar, investigar, realizar estadísticas sobre flujo de personas entre otras relacionadas directamente con el objeto social de la compañía.

Estas actividades las podremos realizar a través de cámaras, video cámaras análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión y en general cualquier medio por el cual se de tratamiento a imágenes de titulares.

PERIODO DE VIGENCIA BASE DE DATOS

La información se almacenará por un periodo de 10 años después de finalizada la relación contractual, trascurrido este periodo la empresa procede a eliminar la documentación física y digital, dejando un registro básico permanente para ser utilizado como referente a registros contables y administrativos exigidos por la ley.
Este dato podrá ser suprimido completamente a solicitud del titular en cualquier momento, siempre y cuando esta solicitud cumpla con lo establecido por la ley 1581 de 2012.

INFORMACIÓN ENTREGADA A TERCEROS.

Los datos podrán ser entregados a terceros únicamente con previa autorización del titular para la divulgación de los mismos, adicional a esto la empresa entregara información personal a un tercero siempre que exista una regulación especial , orden judicial que lo exigiera o autorice, comprobante certificado ante notario público, de lo contrario siempre se conservara la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso y acceso no autorizado o fraudulento.
Se recolectan los documentos y la empresa se reserva el derecho de realizar verificaciones adicionales para evitar la suplantación del titular.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Conforme a las disposiciones legales del tratamiento de datos personales todos los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la ley.

c) Ser informado por SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

f) Presentar ante la súper intendencia de industria y comercio (SIC) quejas por infracciones en lo dispuesto en la normativa vigente.

g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles, tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles de niños, niñas o adolecentes.

EJERCICIO DERECHOS DE LOS TITULARES.

I. CONSULTAS Y RECLAMOS

“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (I) al menos una vez mes calendario, y (II) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas”

Los titulares interesados en conocer, acceder, actualizar, rectificar o presentar un reclamo sobre los datos personales recopilados en las bases de datos de SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S, podrán llenar el “formato general de consultas y reclamaciones” el cual puede descargar de la página www.smartlinelatam.org o solicitar al correo servicio.cliente@smartlinelatam.net, también puede enviar una carta que contenga lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Este formato debe ser enviado adjunto al siguiente correo.

• E-mail: servicio.cliente@smartlinelatam.net

También podrá Acceder a los siguientes canales:

• Teléfono: (+57) 333 033 30 93 – EXT 123 -120

• Correspondencia: Calle 33ª N 18-16 Bogotá – Colombia.

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S realizará la verificación de la información de igual manera está autorizado a solicitar información adicional que soporta el cambio de algunos datos susceptibles a modificación e identificación del titular para evitar suplantaciones.

II. SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:

Esta solicitud se realiza de manera escrita bajo las mismas condiciones de “CONSULTAS Y RECLAMOS” informamos que se exceptúan de la presente solicitud:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

III. SER INFORMADO DEL USO DE DATOS PERSONALES:

La presente política es prueba del compromiso SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S con los datos de nuestros clientes, candidatos, empleados, socios, proveedores, adicional a esto la empresa implementara formatos (formularios de recolección de datos, acuerdos de privacidad, avisos, contratos etc.…) que especifiquen la finalidad de la información recolectada con firma que autoriza su uso.

IV. SUPRESIÓN O CANCELACIÓN DE DATOS PERSONALES:

El titular de la información deberá realizar una solicitud mediante el formato general de reclamaciones o con una carta, informando los datos que se deben cancelar, aportando si es el caso la documentación o prueba que lo justifique.
El titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales de manera inmediata cuando el tratamiento de los mismos por parte de SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S resulte excesivo e inclusive inadecuado.
En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y ÁREAS DE ATENCIÓN.

Anteriormente se describen los canales de atención para el cumplimiento de los derechos de los titulares de la información, de igual manera en caso de solicitar información adicional o aclaraciones puede contactarse a través de los siguientes canales:

• E-mail: servicio.cliente@smartlinelatam.net

• Teléfono: (+57) 333 033 30 93 – EXT 123 – 120

• Correspondencia: Calle 33ª N 18-16 Bogotá – Colombia.

Oficial de protección de datos: SANDRA CAROLINA MARTINEZ

Responsable del tratamiento

SOPHYA GRUPO EDITORES S.A.S con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia, en la dirección calle 33 A No. 18-16 teléfono (+57) 333 033 30 93  con sitio web www.smartlinelatam.org,  quien se denomina responsable del tratamiento.

VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación, se realizarán actualizaciones de la misma anualmente o antes en caso de ser necesario.
La vigencia de la base de datos aquí descrita será del tiempo en que se tenga relación de tipo precontractual o contractual, la base se mantendrá mínimo 3 meses después de la desintegración de la relación entre empresa y titular , estos datos se utilizaran con fines estadísticos y en caso de ser solicitados por entidades gubernamentales autorizadas, el plazo que se mantengan los datos depende del tipo de relación entre el titular y la empresa , en algunos casos la información se almacena indefinidamente hasta que él titular, solicite que el dato sea suprimido.

Fecha de Publicación: 22 Enero de 2018

Fecha de actualización: 22 Enero de 2018

DEFINICIONES.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicadas, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Los datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato semiprivado: El dato interesa no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su (Dato financiero, crediticio, contable).

Dato Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa su titular (celular, Dirección de residencia, historial de salud)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Oficial de protección de datos : Encargado de identificar e impulsar las autorizaciones de los titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el sitio web de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamación y los demás procedimientos para cumplir con la ley 1581 de 2012 y las demás normativas que la complementen, modifiquen o deroguen.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos ubicado en Colombia envía la información aun receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.

Transmisión : Tratamiento de datos personales que implican la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando se tiene por objeto la realización de un tratamiento, por el encargado a cuenta del responsable.