CONSIDERACIONES GENERALES.

En cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y complementada por la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), establece las condiciones mínimas para el tratamiento legítimo de datos personales. Estas normas obligan a los responsables y encargados del tratamiento de datos a implementar políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de los derechos de los titulares de la información.

Adicionalmente, se tiene en cuenta la Ley 1266 de 2008 (protección de datos financieros y crediticios) y la Ley 1273 de 2009 (delitos informáticos), así como las directrices de la Resolución 0427 de 2022 de la SIC, que actualiza los estándares de protección de datos personales en Colombia.

OBJETIVO.

SMARTLINE EDITORA S.A.S., en cumplimiento de la normativa vigente, adopta la presente Política de Privacidad para garantizar los derechos de los titulares de la información, asegurando que el tratamiento de sus datos personales se realice de manera transparente, segura y conforme a los principios legales establecidos.

Esta política es de carácter público y aplica para todos los datos personales recolectados, almacenados, procesados y transferidos por SMARTLINE EDITORA S.A.S., ya sea en su calidad de responsable o encargado del tratamiento.

ALCANCE.

La presente política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de SMARTLINE EDITORA S.A.S., obtenida a través de:

• Portales web y plataformas digitales.
• Formularios físicos y digitales.
• Contratos comerciales, laborales y de prestación de servicios.
• Registros de video vigilancia y sistemas de seguridad.
• Comunicaciones electrónicas, telefónicas o escritas.

Los datos recolectados pueden ser de carácter público, privado o semiprivado. No se solicita información sensible, salvo cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa del titular. En el caso de menores de edad, se garantiza el respeto a sus derechos prevalentes conforme a la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia).

PRINCIPIOS ESPECÍFICOS.

El tratamiento de datos personales en SMARTLINE EDITORA S.A.S. se rige por los siguientes principios:

1. Legalidad: El tratamiento de datos se ajusta a la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables.
2. Finalidad: Los datos se recolectan y tratan únicamente para los fines específicos, explícitos y legítimos informados al titular.
3. Libertad: El tratamiento de datos requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos excepcionales previstos por la ley.
4. Veracidad: Los datos deben ser exactos, completos, actualizados y comprobables.
5. Transparencia: El titular tiene derecho a acceder a su información y conocer el uso que se le da.
6. Acceso y circulación restringida: Los datos solo pueden ser accedidos por personas autorizadas y se implementan medidas de seguridad para protegerlos.
7. Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, administrativas y físicas para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.
8. Confidencialidad: La información se maneja con reserva, incluso después de finalizada la relación con el titular.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD.

SMARTLINE EDITORA S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

• Clientes:
  • Gestión de servicios y productos.
  • Procesos de facturación y cobranza.
  • Encuestas de satisfacción y mejora continua.
  • Comunicación de promociones y ofertas.
  • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Empleados:
  • Gestión de nómina y prestaciones sociales.
  • Verificación de antecedentes laborales y disciplinarios.
  • Capacitación y desarrollo profesional.
  • Control de acceso y seguridad en las instalaciones.
• Proveedores:
  • Evaluación y selección de proveedores.
  • Gestión de pagos y contratos.
  • Cumplimiento de obligaciones fiscales y legales.
• Video vigilancia:
  • Control de acceso y seguridad en las instalaciones.
  • Investigación de incidentes.
  • Cumplimiento de normativas de seguridad laboral.

PERIODO DE VIGENCIA BASE DE DATOS

La información se almacenará por un periodo de 10 años después de finalizada la relación contractual, trascurrido este periodo la empresa procede a eliminar la documentación física y digital, dejando un registro básico permanente para ser utilizado como referente a registros contables y administrativos exigidos por la ley.
Este dato podrá ser suprimido completamente a solicitud del titular en cualquier momento, siempre y cuando esta solicitud cumpla con lo establecido por la ley 1581 de 2012.

INFORMACIÓN ENTREGADA A TERCEROS.

Los datos podrán ser entregados a terceros únicamente con previa autorización del titular para la divulgación de los mismos, adicional a esto la empresa entregara información personal a un tercero siempre que exista una regulación especial , orden judicial que lo exigiera o autorice, comprobante certificado ante notario público, de lo contrario siempre se conservara la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso y acceso no autorizado o fraudulento.
Se recolectan los documentos y la empresa se reserva el derecho de realizar verificaciones adicionales para evitar la suplantación del titular.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso de sus datos.
4. Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

CANALES DE ATENCIÓN

Para ejercer sus derechos, los titulares pueden contactarnos a través de:

• Correo electrónico: administracion@smartlinelatam.net
• Teléfono: 3157425542
• Dirección: Calle 30A No. 6-22, Oficina 702, Centro Internacional, Bogotá

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SMARTLINE EDITORA S.A.S.
NIT: 901749584-3
Oficial de Protección de Datos: Sandra Carolina Martínez
Correo: administracion@smartlinelatam.net

VIGENCIA

La presente política entra en vigor a partir del 22 de enero de 2025 y se actualizará de manera periódica para garantizar su conformidad con las normativas vigentes.

Fecha de publicación: 22 de enero de 2025
Fecha de actualización: 22 de enero de 2025

DEFINICIONES.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicadas, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Los datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato semiprivado: El dato interesa no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su (Dato financiero, crediticio, contable).

Dato Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa su titular (celular, Dirección de residencia, historial de salud)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Oficial de protección de datos : Encargado de identificar e impulsar las autorizaciones de los titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el sitio web de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamación y los demás procedimientos para cumplir con la ley 1581 de 2012 y las demás normativas que la complementen, modifiquen o deroguen.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos ubicado en Colombia envía la información aun receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.

Transmisión : Tratamiento de datos personales que implican la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando se tiene por objeto la realización de un tratamiento, por el encargado a cuenta del responsable.